10 estrategias para una comunicación interna más eficiente

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Texto de Magda Arriaga, ejecutiva de cuenta en Cuadrante Estrategia y Comunicación.

La Comunicación Interna (CI), lejos de ser una moda, ha adquirido un rol fundamental como elemento constructor y promotor de la cultura corporativa. Es un factor fundamental para el sano desarrollo de cualquier empresa, sin importar el giro, tamaño, número de colaboradores o áreas que la integran, así como el tiempo que lleva operando.

Especialistas en la materia consideran que es un error pensar que la comunicación interna es innecesaria, “un lujo” o algo exclusivo de los grandes corporativos. Contrario a ello, afirman que es una herramienta estratégica clave para fomentar el sentido de pertenencia de los colaboradores por la empresa. Hablar con los empleados ya no juega un segundo papel en las comunicaciones de la compañía y, de hecho, hoy día, la comunicación interna se considera una función de negocio clave que inspira y alinea a toda la organización.

¿Cómo lograr una comunicación interna eficiente?

Lo ideal es tener una comunicación interna eficiente, productiva y fluida para lograr un desarrollo saludable dentro de la empresa. Para lograrlo es indispensable planear las acciones de comunicación para influir sistemáticamente el conocimiento, actitud y comportamiento de los empleados, fomentar su participación, ofrecer toda la información que les ayudará a alcanzar esos objetivos y como se dice, que se pongan la playera con orgullo de pertenecer a la organización.

Estrategias para mejorar la comunicación en la empresa de forma fácil y efectiva

  1. Crear un espacio virtual con documentos de interés

Para agilizar las dudas de cada trabajador, conviene crear un software de CI para poder tener un espacio virtual y compartir toda la información y los documentos de interés para los empleados. Formatos como las solicitudes de vacaciones, números de teléfono, manual sobre la misión, visión y valores de la empresa o información sobre los productos o servicios que ofrece entre otros, lo que permitirá ahorrar tiempo y agilizar procesos de solución de dudas.

  1. Distribuir Vídeos

Un estudio de Melcrum señala que un 93 % de los empresarios considera fundamental incluir vídeos en la estrategia de comunicación interna en la empresa. El dicho de una imagen vale más que mil palabras es una gran verdad; un video entretenido y dinámico explicando las noticias más importantes de la empresa resulta más accesible para los empleados que un largo y denso texto descriptivo. Si tu objetivo es aumentar la retención de información de los trabajadores, debes crear vídeos que sean capaces de resumir en pocos minutos las novedades corporativas más importantes.

  1. Recordar los objetivos con regularidad

El tiempo puede desgastar a algunos trabajadores. El hecho de caer en una rutina puede hacer que se trabaje en piloto automático y acaben rindiendo por debajo de sus posibilidades. Es recomendable realizar recordatorios mensuales de lo que se espera de cada empleado, qué cosas han hecho bien o mal y cómo sus acciones influyen en el devenir del negocio. Ello les dará un mayor sentido a su trabajo y se incrementará la motivación para desempeñar su día a día.

  1. Reconocer los éxitos de los colaboradores

Uno de los errores de muchas compañías es dar por supuesto que un empleado debe rendir siempre con eficacia y conseguir todos sus objetivos. Cada integrante tiene sus fortalezas y áreas de oportunidad, así como una personalidad propia. Por este motivo es tan importante reconocer a un empleado cuándo hace su trabajo bien, ya sea mediante incentivos económicos o con buenas palabras. Estudios señalan que prácticamente ocho de cada diez empleados que dejan una compañía es por la falta de reconocimiento.

  1. Gamificación para incentivar la participación

Uno de los métodos más divertidos para mejorar la comunicación interna es el uso de juegos virtuales para formar a los empleados sobre nuevos conceptos o para realizar evaluaciones. El propósito de esta metodología es motivar a los empleados a conseguir los mejores resultados mediante recompensas y premios. La clave reside en ser capaz de combinar el entretenimiento con el aprendizaje; un balance que enriquece enormemente la adquisición de conocimientos y ayuda a que la comunicación interna en la empresa sea más fluida.

  1. No Perder el Control de las Reuniones

Si bien es cierto que una reunión puede ser benéfica para cumplir de los objetivos establecidos, también puede ser un problema si no se lleva un estricto control de su desarrollo. Muchas reuniones se alargan más de la cuenta, no tienen un objetivo determinado o no se ofrece la información requerida a cada empleado para que sus aportaciones sean suficientemente relevantes. Cómo solución, se debe usar las herramientas de comunicación interna para informar al equipo de que se tratará la reunión, qué problema se necesita solucionar, cuál es el tiempo máximo establecido y qué tipo de participación debe tener cada uno.

  1. Enviar Newsletter Corporativa Mensualmente

El objetivo principal de las newsletters es asegurarse de que los empleados no se enteren de las novedades de la empresa por gente externa o por terceros. Ello evitará que la información se distorsione y se genera un ambiente hostil dentro de la organización, ya que podría reducir su lealtad y compromiso hacia la compañía.

  1. Intermediar en conflictos y polémicas

Uno de los principales objetivos al mejorar la comunicación interna es conseguir un buen ambiente de trabajo. Sin embargo, se pueden suscitar confrontaciones entre empleados que pueden subir peligrosamente de tono. Al detectar una situación así, se debe propiciar una reunión entre ellos y tratar de encontrar una solución mediante una conversación honesta. Con el fin de asegurar la tranquilidad del grupo, un buen jefe debe ser perspicaz para advertir estas situaciones y frenarlas a tiempo.

  1. Organizar convivencias fuera de la oficina

El día a día en una oficina está repleto de tareas rutinarias, momentos de estrés e incluso situaciones de tensión, que puede llegar a intoxicar al grupo y las relaciones entre colaboradores se desgasten. Una forma de evitar llegar a ese punto, es organizar actividades fuera de la oficina que no tengan nada que ver con el negocio para mejorar el compromiso, bienestar y satisfacción de los trabajadores, cuánto más difiera de las actividades diarias, mejor. Y es que, al final, si los empleados forjan buenos lazos entre ellos, la comunicación interna en la empresa será mucho más sencilla y natural.

  1. Red Social Interna para Intercambio de Conocimientos

Un estudio de Mckinsey concluye que el uso de redes sociales corporativas provoca un aumento de la productividad de los empleados en un 25 %. Un software de comunicación interna en la empresa contribuye a aumentar la motivación de los trabajadores, ya que sienten que pueden expresar sus pensamientos sobre el negocio y tener una participación activa en su desarrollo.

Llevando a cabo estas recomendaciones, en poco tiempo se notará una mejora en la comunicación corporativa y, en consecuencia, un incremento de la productividad de los empleados de cada departamento.

 

El contenido mostrado es responsabilidad del autor y no necesariamente refleja el punto de vista de Cuadrante Estrategia y Comunicación.
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